Die Satzung der IFLA sieht vor, dass jedes Mitglied ein anderes Mitglied oder die / den Vorsitzende*n benennen kann, um im Namen des Mitglieds bei einer Hauptversammlung stellvertretend abzustimmen. Die IFLA ist sich der Tatsache bewusst, dass im August 2021 viele Mitglieder nicht in der Lage sein werden, persönlich an der Hauptversammlung teilzunehmen und die 1,5-Meter-Abstandsregel der niederländischen Regierung wird die Anzahl der Menschen, die sich in geschlossenen Räumen versammeln können, einschränken. Laut Empfehlung des politischen Beraters der IFLA sollen die Mitglieder die Möglichkeit erhalten, ein anderes Mitglied, das voraussichtlich teilnehmen wird, mit der Ausübung ihrer Stimmrechte zu beauftragen. Außerdem sollen die Mitglieder angeben können, wie sie abstimmen wollen.
Die Mitglieder können hierzu den Generalsekretär vorab schriftlich oder auf elektronischem Weg über die Ernennung einer*s Bevollmächtigten benachrichtigen. Mit diesem Formular können Sie eine*n Bevollmächtigte*n beauftragen und angeben, wie er abstimmen soll.